Der Unternehmerleitfaden fürs Outsourcing ohne Qualitätsverlust

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Man hat immer viel mehr Arbeit, als man bewältigen kann. Das ist ein branchenunabhängiges Phänomen.

Irgendwas fehlt einfach immer, irgendwo muss man wieder mit angepackt werden und gerade neue Unternehmen können ihre Fristen oft nicht einhalten.

Und dann ist da noch der massive Stress. Laut Businesscoach Michael Hyatt, sind 45 % aller Unternehmer gestresst.

The Crazy Way We Work Infographic Michael Hyatt

Was kann man als völlig überarbeiteter Unternehmer dagegen unternehmen?

Es gibt natürlich viele Lösungen, aber nicht jede ist auch für jeden Unternehmer geeignet. Doch immer mehr Geschäftsführer greifen zu einer simplen Lösung: Outsourcing.

Als Outsourcing (bzw. Auslagerung) bezeichnet man die Abgabe von Unternehmensaufgaben an externe Dienstleister.

Das kann zum Beispiel ein Freelancer sein oder ein anderes Unternehmen (ein Call Center, usw.).

Du kannst sogar Unternehmensstrukturen auslagern, z. B. die Produktion in ein anderes Land verlagern.

Viele Unternehmer lassen Aufgaben von externen Dienstleistern verrichten.

Das führt jedoch zu einer brennenden Frage: “Wie kann ich einen möglichen Qualitätsverlust vermeiden?”

Externe Dienstleister haben einfach nicht dasselbe Verständnis und dieselben Werte, die nötig sind, um einen guten Job zu erledigen, oder?

Nicht so schnell.

In diesem Leitfaden zeige ich Dir alles, was Du über Outsourcing wissen musst und gehe darauf ein, wie Fehler, die zu Qualitätsverlusten führen könnten, vermieden werden.

Bevor wir in die Praxis eintauchen, möchte ich Dir aber noch kurz erklären, was Outsourcing eigentlich ist.

Warum willst Du Dich fürs Outsourcing entscheiden?

Wenn man mal darüber nachdenkt hat das Outsourcing wahrscheinlich finanzielle Gründe.

Man würde sich nicht fürs Outsourcing entscheiden, wenn man damit nicht massive Einsparungen sichern könnte.

Man lagert auch keine monotonen Aufgaben aus, nur weil diese keinen Spaß machen. Du solltest nur auf das Outsourcing zurückgreifen, wenn Du dadurch Deinen Umsatz verbessern und Kosten sparen kannst.

Wir müssen also zunächst einen Blick auf unsere Aufgaben werden und herausfinden, welche effizienter durchgeführt werden könnte, um unseren Gewinn zu maximieren.

Wasp Barcode Technologies sagt, dass die fünf größten Herausforderungen für Kleinunternehmen im Bereich Personalwirtschaft und Gewinnmaximierung liegen.

Das Einstellen neuer Mitarbeiter, der Umsatz, das zahlen von Krankenversicherungen, die Gewinnmaximierung und die Verbesserung des Cashflow zählen zu den größten Herausforderungen.

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Wenn Du eine Aufgabe auslagerst, solltest Du immer drei Dinge in Hinterkopf haben (mehr Gewinn, steigender Umsatz, oder ein besserer Cashflow). Probleme in der Personalwirtschaft müssen dabei auch vermieden werden.

Jetzt zeige ich Dir, welche Aufgaben für eine Auslagerung geeignet sind und welche nicht.

Eine Liste mit allgemeinen Aufgaben erstellen

Du solltest Dir einen guten Überblick über Deine aktuelle Zeiteinteilung verschaffen und dann Veränderungen vornehmen.

Du kannst Deine Zeiteinteilung mit RescueTime messen. Diese App misst die Zeit, die Du mit bestimmten Apps oder am Computer verbringst.

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Du kannst diese App einfach ein paar Monate lang laufen lassen und dann bestimmte Aufgaben auslagern. Klick auf das kleine Uhrensymbol im Menü, um Deine Zeiteinteilung zu sehen.

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Klick jetzt auf “Go to Dashboard…”.

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Jetzt kannst Du sehen, mit welchen Aufgaben Du Deine Zeit verbringst.

RescueTime Your Daily dashboard

Klick oben rechts auf “Reports” und wähle “Applications & Websites” aus.

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Jetzt kannst Du ein Zeitfenster auswählen.

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Jetzt kannst Du sehen, mit welchen Aufgaben Du die meiste Zeit verbringst.

In der Regel sind das natürlich Deine Kernkompetenzen, es sei denn, Du teilst Dir Deine Zeit völlig falsch ein.

Wenn Du jetzt mal einen genaueren Blick auf Deine Zeitverteilung wirfst, fällt Dir sicher auf, dass Du sehr viel Zeit mit zweitrangigen Aufgaben verbringst.

Das sind Aufgaben, die sich negativ auf den Umsatz auswirken können. Meistens sind das die besten Kandidaten fürs Outsourcing.

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Aufgaben finden, die nicht in Deinen Kompetenzbereich liegen

Als Nächstes solltest Du die Aufgaben finden, die außerhalb Deines Kompetenzbereiches liegen.

Diese Methode hat einen entscheidenden Vorteil.

Zum einen kann man diese Aufgaben von einem Experten erledigen lassen.

Man muss sich dann also keine Gedanken mehr darüber machen, dass man einen schlimmen Fehler begeht, weil man sich nicht so gut im Thema auskennt.

Zum anderen können diese Aufgaben auch viel besser erledigt werden.

Wenn man eine Werbekampagne schalten will und eine Werbeagentur beauftragt, kann diese Agentur einen Fotografen, Designer und PR-Manager anheuern.

Das ist mit Sicherheit günstiger als das Einstellen all dieser neuen Mitarbeiter als Halbtagskräfte oder die Auslagerung an andere Mitarbeiter, die schon völlig ausgelastet sind.

Darüber hinaus kannst Du Dich jetzt auch auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Im Grunde genommen macht genau das ein erfolgreiches Unternehmen aus. Ein erfolgreiches Unternehmen konzentriert sich voll und ganz auf seine Kernkompetenzen und delegiert den Rest.

Das ist auch der Vorteil beim Outsourcing. Ein externer Anbieter kann bestimmte Aufgaben übernehmen, damit Du Dich besser auf Dein Produkt oder Deine eigene Dienstleistung konzentrieren kannst.

Dies ist auch einer der Hauptgründe für die Auslagerung bestimmter Aufgaben unter Berücksichtigung des Kostenaspektes, sagt Link Vista Digital.

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Jetzt weißt Du, welche Aufgaben Du auslagern musst. Es gibt jedoch ein paar Stolperfallen, auf die Du achten solltest.

Es gibt ein paar Bereiche, die man auf keinen Fall auslagern darf.

Was man nicht auslagern sollte

Man kann auch zu viele Aufgaben auslagern. Wenn man die Kontrolle über seine Aufgaben verliert, führt das zu Problemen.

Und wenn Du alles auslagerst, haben eine Konkurrenten leichtes Spiel, denn auch sie haben Zugriff auf Freelancer und externe Dienstleister.

Du darfst beispielsweise keine Deiner Kernkompetenzen auslagern. Nicht alle Deine Kernkompetenzen müssen unbedingt mit dem Produkt zu tun haben, was Du herstellst.

Es gibt viele berühmte Autoren, die ihre Bücher von Ghostwritern schreiben lassen. Diese Autoren behalten jedoch immer die volle Kontrolle.

Dein Betriebsgeheimnis liegt in Deinem Wettbewerbsvorteil.

Was macht Dein Unternehmen einzigartig? Warum ist Dein Produkt das beste auf dem Markt? Welche Leidenschaften, Besonderheiten oder Entscheidungen prägen Dein Unternehmen?

Apple ist ein sehr gutes Beispiel dafür. Apple hat die Produktion fast vollständig ausgelagert, das Design wird aber komplett intern gehandhabt.

Jeder kann ein Smartphone herstellen, aber nur Apple kann ein Handy herstellen, dass wie das iPhone aussieht.

Wenn Du weißt, dass eine bestimmte Aufgabe nicht zu Deinen Kernkompetenzen gehört, musst Du Dir folgende Fragen stellen.

“Mache ich das nur, um Geld zu sparen?”

Manchmal sind Einsparungen ein guter Grund fürs Outsourcing. Manchmal ist dieses Geld jedoch genau richtig angelegt.

Wenn Du Deine Kundenbetreuung auslagern willst, könnte das zu Frustration und Problemen führen.

Nicht jede Aufgabe sollte aus reinen Kostengründen ausgelagert werden. Manchmal kostet das dann sogar aus lange Sicht mehr Geld.

“Mache ich das nur, weil ich die Aufgabe nicht gerne erledige?”

Es klingt zwar verführerisch, allerdings sollte man kein Projekt auslagern, nur weil es einem keinen Spaß macht daran zu arbeiten.

Kritische Aufgaben, z. B. der Verkauf oder die Personalwirtschaft, machen häufig nicht so viel Spaß.

Doch wenn Du diese Aufgaben auslagerst, kann das zu Veränderungen innerhalb des Unternehmens führen.

Manchmal muss man sich selbst um bestimmte Aufgaben kümmern (oder jemanden einstellen, der sich um diese Aufgaben kümmert), denn das Outsourcing ist kein Wundermittel.

Jetzt weißt Du, welche Aufgaben ausgelagert werden können. Als nächstes werfen wir einen Blick auf unterschiedliche Strategien fürs Outsourcing.

Bestimmte Aufgaben mit Hilfe von Software auslagern

Man kann sich seine Arbeit erleichtern, indem man auf bestimmte technische Lösungen zurückgreift.

Die Nutzung von Software hat viele Vorteile. Sie ist meistens günstiger als ein neuer Mitarbeiter und muss keine Pausen einlegen.

Man sollte darum als erstes immer eine Softwarelösung in Betracht ziehen. Du solltest auf drei Bereiche achten, wenn Du nach einer geeigneten Software suchst.

Automatisierung

Viele Prozesse können digitalisiert werden.

Wenn Du immer wieder dieselben Aufgaben verrichten musst, könntest Du diese Prozesse vielleicht genauso gut auf digitalem Wege erledigen lassen.

Das kann zu massiven Zeiteinsparungen führen. 94 % der Vermarkter, die bestimmte Aufgaben automatisieren, können ihre Leistungen dadurch verbessern, sagt MDG Advertising.

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Es gibt viele Programme, die Dein Leben einfacher gestalten können. Für allgemeine Aufgaben kann ich IFTTT empfehlen. Das Programm ist kostenlos.

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IFTTT stehr für “If This, Then That”. Es übernimmt Verknüpfungen mit Deinem E-Mail-Programm, Google Docs, und vielen anderen Softwareprogrammen.

Du kannst Deine Rechnungen sortieren lassen, Beiträge in den sozialen Medien teilen und Textnachrichten bekommen, wenn eine wichtige E-Mail gekommen ist.

Viele dieser Aufgaben kommen einem zwar nichtig vor, allerdings kann man sich auf diese Weise schnell mal ein paar Stunden pro Woche einsparen.

Wenn Du ein etwas umfangreicheres Programm brauchst, solltest Du Zapier in Betracht ziehen.

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Zapier ist eine komplexere Version von IFTTT. Es ist aber nicht kostenlos, bietet aber sehr viele Funktionen.

Mit Zapier kannst Du bestimmten Kunden Sonderangebote schicken, Anfragen kategorisieren und speichern, und neue Kunden in Dein CRM-System einpflegen.

Wenn Du Dir ein paar Wochen Zeit nimmst, um Prozesse mit Zapier anzulegen, kannst Du schnell eine ganze Halbtagskraft einsparen.

Natürlich kann man nicht alle Aufgaben automatisieren. Manchmal kann man aber bestimmte Aspekte automatisieren und so schon viel Zeit sparen.

Rationalisieren, nicht auslagern

Nicht jede Aufgabe muss komplett ausgelagert werden, damit man produktiver wird.

Wenn Du bestimmte Aufgaben rationalisieren kannst, musst Du diese Aufgaben vielleicht gar nicht auslagern.

Dafür benutze ich TextExpander. Das Programm erweitert Textausschnitte automatisch.

TextExpander Productivity App Text Expander

Wenn Du eine Überschrift für einen Deiner Artikel schreiben musst, kannst Du einfach ein paar Begriffe eingeben und das Programm vervollständigt den Satz für Dich.

Auf diese Weise kann man eine Menge Zeit sparen.

Wenn Du beispielsweise eine Antwort auf eine allgemeine Anfrage verfassen musst, kannst Du mit diesem Programm viel Zeit sparen und Deine E-Mails schneller abarbeiten.

Wenn man diese Aufgaben abgeben würde, müsste man einen neuen Mitarbeiter einstellen. Mit dem Programm kann man das ohne Probleme schnell selbst erledigen.

Es gibt noch mehr Strategien.

Du kannst Dich mit den gängigen Tastaturkürzeln vertraut machen oder Apps benutzen, um Zeit zu sparen und bestimmte Aufgaben doch nicht auslagern zu müssen.

Es gibt jedoch noch einen guten Grund, um auf Technologie zurückzugreifen: Um das Asynchronitätsproblem zu lösen.

Das Asynchronitätsproblem lösen

Um es kurz zu erklären, das Asynchronitätsproblem bedeutet, dass man nicht immer überall gleichzeitig sein kann. Manchmal müssen bestimmte Aufgaben sofort erledigt werden, obwohl man nicht vor Ort sein kann.

Es gibt Programme, die dieses Problem minimieren können.

Ein bekanntes Beispiel dafür sind die sozialen Medien. Unsere Präsenz ist ständig gefragt. Wir haben aber einfach nicht genug Zeit, um uns rund um die Uhr mit den sozialen Medien zu beschäftigen.

In diesem Fall kannst Du die Marketing-Automatisierung nutzen, um viel Zeit zu sparen und trotzdem alles zu erledigen.

Dafür stehen Dir wieder unzählige Programme zur Auswahl. Ich kann Dir Hootsuite empfehlen, denn mit diesem Programm kannst Du Deine Beiträge im Voraus planen.

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Eine weitere Option ist Edgar. Mit diesem Programm kannst Du Beiträge planen, die bei Bedarf einfach wiederholt und erneut geteilt werden.

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Und dann ist da noch Buffer. Mit diesem Programm kannst Du Beiträge für unterschiedliche Netzwerke im Voraus planen und anlegen.

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Mit diesem Programm kannst Du bestimmte Aufgaben planen und im Vorfeld erledigen. Du musst jetzt nicht mehr vor Ort sein und kannst die Früchte Deiner Arbeit später ernten.

Diese Programme sind besonders hilfreich, wenn man mit dem Gedanken spielt bestimmte Aufgaben auszulagern, weil einem die Zeit fehlt.

Vielleicht kann man seine Arbeit mit ein bisschen Hilfe ja doch noch besser organisieren und braucht gar keinen externen Dienstleister.

Du kannst das Problem der Asynchronität bei E-Mails auch lösen. Mit ContactMonkey kann man E-Mails vorbereiten und später automatisch verschicken.

Auf diese Weise kann man E-Mails für die Kundengewinnung vorbereiten und über die Woche hinweg verteilt verschicken. Man muss nicht jeden Tag erneut daran denken und die E-Mails dann per Hand verschicken.

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Doch auch Software hat ihre Grenzen und manchmal müssen bestimmte Aufgaben eben doch per Hand erledigt werden.

Darum kümmern wir uns jetzt.

Unternehmensbereiche

Bestimmte Prozesse und Abläufe müssen per Hand erledigt werden und manchmal bist Du nicht die richtige Person dafür.

Dazu gehört u. a. Deine Steuererklärung. Viele Kleinunternehmen haben dafür einen eigenen Steuerberater.

Warum?

Weil diese Aufgabe so speziell ist, dass sie besondere Fachkenntnisse erfordert. Darüber hinaus muss sie nur ein paar mal pro Jahr erledigt werden.

Solche Aufgaben kann man viel günstiger von einem externen Dienstleister erledigen lassen,. Man muss nicht extra einen neuen Mitarbeiter einstellen.

Hier sind ein paar Aufgaben dieser Art, die ausgelagert werden können.

Wie man den richtigen Dienstleister findet

Du solltest immer einen erfahrenden, externen Dienstleister finden.

Dieser Dienstleister muss über die nötigen Fachkenntnisse verfügen und manchmal sogar gesetzliche Anforderungen erfüllen.

Du solltest also nicht nach Freelancern im Internet suchen. Du musst einen Dienstleister finden, dem Du vertrauen kannst.

Hier sind ein paar wichtige Kriterien:

  • Ortsansässigkeit: Wenn Du ein lokales Unternehmen führst, solltest Du einen ortsansässigen Dienstleister finden. In bestimmten Fällen muss dieser Dienstleister vielleicht auch persönlich anwesend sein, z. B. für die Installation eines neue IT-Systems oder die aktuelle Steuererklärung.
  • Fachkenntnisse: Manchmal sind Deine Anforderungen so speziell, dass ein Dienstleister mit besonderen Fähigkeiten gefunden werden muss. In diesem Fall musst Du vielleicht eine Personalagentur finden, die sich beispielsweise auf Tech-Start-ups spezialisiert hat.
  • Erfahrung: Ausreichend Erfahrung ist ein Muss, wenn wichtige Informationen, beispielsweise Steuern oder offizielle Dokumente, im Spiel sind. Du musst einen externen Dienstleister finden, der über ausreichend Erfahrung in diesem Bereich verfügt und diese Erfahrungen auch nachweisen kann.

Die Buchhaltung

Viele Unternehmen lassen ihre Buchhaltung von externen Dienstleistern erledigen.

Diese Aufgaben erfordern meistens sehr viel Zeit und wichtige Fachkenntnisse.

Große Unternehmen können sich eine eigene Buchhaltungsabteilung leisten, doch bei Kleinunternehmen ist das oft nicht der Fall.

Viele Unternehmen können sich die nötigen Softwareprogramme für die Buchhaltung nicht leisten, sagt Consero.

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Genau aus diesem Grund lassen viele Unternehmer diese Aufgaben lieber von einem externen Dienstleister erledigen.

Viele Unternehmen finden einen lokalen Buchhalter, doch immer mehr entscheiden sich für einen Onlinedienstleister.

Das Portal Timber Tax ist auf Steuerberater spezialisiert.

Dieses Portal ist für freischaffende Steuerberater geeignet, die ihre Dienste anbieten wollen.

Timber Tax

Humanressourcen

Es mag einem auf den ersten Blick zwar komisch vorkommen, doch immer mehr Unternehmen lagern die Humanressourcen an externe Dienstleister aus.

Personalagenturen konnten im Jahr 2016 ein Wachtum von 27 % verzeichnen und viele Agenturen wachsen auch weiterhin, sagt Prism HR.

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Wenn Du sehr viele Mitarbeiter hast, könnte das Auslagern Deines Personalbereiches eine gute Idee sein.

Die Abteilung für Humanressourcen verursacht viele Kosten. Wenn Du diesen Bereich auslagerst, kannst Du Dich besser auf Deine Kernkompetenzen konzentrieren.

Die IT

Viele Unternehmen hatten früher eine eigene IT-Abteilung. Heute wird diese zum größten Teil ausgelagert.

Ein eigener Programmierer ist zwar toll, oftmals aber ein großer Kostenfaktor.

Ausgelagerte IT-Bereiche wie projektbezogene Aufgaben sind heutzutage mit Personalzuwachs gleichzustellen, sagt TekSystems.

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Wenn Du Deinen IT-Bereich noch nicht ausgelagert hast, solltest Du das jetzt in Betracht ziehen.

Die Rechtsabteilung

Nur sehr wenige Kleinunternehmen verfügen über die nötigen Fachkenntnisse, um den stetig wachsenden rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Viele Unternehmen arbeiten mit einem externen Dienstleister zusammen, der sie in rechtlichen Fragen berät und ihnen ggf. zur Seite steht.

Die Auslagerung rechtlicher Fachbereiche liegt im Trend, sagt Cogneesol.

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Bei rechtlichen Angelegenheiten ist es wichtig mit lokalen Dienstleistern mit erforderlichem Fachwissen und ausreichen Erfahrung zu arbeiten.

Du musst einen externen Dienstleister finden, der sich mit den lokalen Gegebenheiten auskennt und bereits Erfahrungen mit ähnlichen Unternehmen oder Deiner Branche gesammelt hat.

Unterstützende Aufgaben

Wenn Du mit dem Outsourcing anfangen willst, solltest Du zunächst bestimmte unterstützende Aufgaben in Betracht ziehen.

Diese Aufgaben sind zwar Bestandteil Deiner Kernkompetenz, zählen aber nicht zu Deinem Wettbewerbsvorteil.

Diese Aufgaben muss man zwar nicht auslagern, man kann es aber durchaus in Betracht ziehen.

Sich ständig wiederholende Aufgaben

Wenn Du eine bestimmte Aufgabe jeden Tag erledigen musst, kannst Du vielleicht jemanden finden, der diesen Bereich effizienter erledigen kann.

Dafür solltest Du Deinen eigenen Stundenlohn berechnen.

Du musst ausrechnen, wie viel Zeit Du jeden Tag mit Deiner wichtigsten Aufgabe verbringst und dann bestimmen, ob Du jemanden finden kannst, der Dir diese Aufgabe für weniger Geld abnehmen kann.

Wenn Du die wichtigsten Aufgaben ermittelt hast, kannst Du sie ggf. delegieren.

Einfache Aufgaben, wie die Datenverarbeitung oder Berechnungen, können problemlos ausgelagert werden. Finde also zunächst heraus, mit welchen Aufgaben Du die meiste Zeit verbringst.

Du solltest dafür ein Projekt-Screencast erstellen. So ein Screencast ist im Grunde genommen ein Desktopvideo Deiner Arbeitsabläufe. Wenn Du einen Mac benutzt, kannst Du Tapes verwenden.

Ich zeige Dir jetzt, was Du mit so einem Screencast machst.

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Wenn Du das Video aufgenommen hast, kannst Du einen Mitarbeiter darum bitten, die Schritte schriftlich festzuhalten. Dieses Dokument dient als Anleitung.

Wenn Du diese Strategie benutzt, kannst Du dem Freelancer, der Deine Aufgaben übernimmt, schnell und problemlos zeigen, wie eine Aufgabe am wirksamsten erledigt werden kann.

Von den Unternehmen, die ihre Datenverarbeitung ausgelagert haben, konnten 82 % ihre allgemeinen Arbeitsschritte optimieren, sagt Cogneesol.

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Webdesign und Wartung

Wenn Du nicht selbst eine Webagentur führst, kannst Du Dein Webmanagement getrost auslagern.

Es gibt viele Agenturen, die diese Aufgaben viel besser und schneller erledigen können. Darüber hinaus kannst Du dann auch lange Sicht auch noch Geld sparen.

Wenn Du Deine Webseite selbst gemacht hast, kannst Du die Wartung vielleicht auslagern.

Die Erstellung von Inhalten

Die Erstellung Deiner Inhalte kann auch problemlos ausgelagert werden. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn dieser Bereich Neuland für Dich ist.

Viele Unternehmen lagern das Schreiben ihrer Artikel aus, ganze 44 % aller Vermarkter, um genau zu sein.

Das Schreiben und das Bewerben toller Inhalte mit viralem Potenzial ist extrem zeitaufwändig. Du brauchst einen erfahrenden Autor und einen tollen Vermarkter, die Dir die Arbeit abnehmen können.

Dieser Bereich ist noch nicht ausgeschöpft, denn lediglich zwei Drittel aller Vermarkter lagern weniger als ein Drittel ihren Inhalte aus, sagt Fronetics.

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Wenn Du einen Mitarbeiter hast, der Inhalte für Dich erstellt, oder wenn Du es sogar noch selbst machst, könntest Du stattdessen einen Ghostwriter finden und dabei noch Geld sparen.

Bei dieser Berechnung musst Du wieder Deinen eigenen Stundenlohn und den Wert dieser Aufgaben in Betracht ziehen. Vielleicht ist das Schreiben gar nicht Dein Ding.

Du solltest auf jeden Fall einen Redakteur bezahlen, damit dieser Deine Artikel korrigiert.

Wenn Du die Erstellung Deiner Artikel oder Deiner Videos auslagern willst, musst Du über ein paar gute Beispiele verfügen, um genau erklären zu können, was Du brauchst und wie diese Inhalte auszusehen haben.

Du musst Deine Inhalte auch im Voraus planen.

Und wie findet man einen guten Freelancer, der jeder Aufgabe gewachsen ist?

Wie man den perfekten Freelancer findet

Wenn Du einen Freelancer für eine ganz bestimmte Aufgabe finden willst, musst Du Dich im Vorfeld von der Qualität seiner Arbeit überzeugen.

Ich zeige Dir jetzt, wie Du einen Freelancer auf die bevorstehenden Aufgaben vorbereiten kannst, und dabei auch noch Geld sparst.

1. Der richtige Preis

Bevor Du nach einem Freelancer ausschau hältst, musst Du Dir Gedanken über Dein Budget machen. Mit dem Auslagern bestimmter Aufgaben kann man zwar Geld sparen, dennoch sollte man sich nicht für die günstigste Option entscheiden.

Softwarefreelancer kosten in den USA mindestens 70 Dollar pro Stunde, sagt Accelerance.

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Man kann diese Leistungen in Asien zwar schon für 20 bis 40 Dollar pro Stunde bekommen, allerdings kann es in diesem Fall zu Problemen aufgrund der Zeitverschiebungen und der Sprachbarriere kommen.

Du musst also gewissenhaft nach einem guten Freelancer suchen. Dein Budget sollte bereits im Vorfeld feststehen, damit Du solltest immer faire Preise zahlen.

Du solltest auch eine Liste mit wichtigsten Voraussetzungen haben.

Muss der Freelancer über gute Englischkenntnisse verfügen? Muss er sich mit dem Programmieren von Software auskennen oder ist das allgemeine Verständnis von Softwarelösungen bereits ausreichend?

Du musst diese Dinge entscheiden, bevor Du mit der Suche beginnst.

2. Das Projekt verständlich erklären

Du kannst keinen guten Freelancer finden, wenn Du die Besonderheiten und Spezifikationen Deines Projektes nicht bis ins kleinste Detail erklärst. Viele Unternehmer sind sich dieser Tatsache nicht bewusst.

Eine ungenaue Tätigkeitsbeschreibung führt zu ungeeigneten Bewerbungen.

Und wenn Du dann noch den billigsten Freelancer einstellst, verfügt dieser mit Sicherheit nicht über die ausreichende Erfahrung, um solch ein Projekt zu stemmen.

Du kannst diese Probleme aber vermeiden. Du solltest Dein Projekt ausreichend und detailliert erklären.

Eine gute Plattform, um Freelancer zu finden, ist Upwork. Ich zeige Dir jetzt, wie Du eine detaillierte Tätigkeitsbeschreibung für diese Plattform verfasst.

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Auch auf anderen Plattformen, funktioniert meine Strategie.

Richte ein Konto ein und klick auf “Post a New Job”.

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Jetzt kannst Du Dein Projekt beschreiben. Du kannst dafür entweder einen alten Job auswählen, wenn Du schon mal einen gepostet hast, oder einen Neuen anlegen.

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Wähle dafür zuerst die passende Kategorie und Unterkategorie aus. Du musst unbedingt die richtige Kategorie auswählen, damit Du die richtigen Freelancer findest!

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Jetzt musst Du die Tätigkeit beschreiben. Die Beschreibung sollte so detailliert wie möglich sein.

Denk Dir eine passende und beschreibende Überschrift aus. Anschließend kannst Du ins Detail gehen.

Du solltest, wenn möglich, Beispiele hochladen, z. B. aktuelle Designs oder andere Dokumente, die als Inspiration dienen können.

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Um die richtigen Freelancer auf Upwork finden zu können, musst Du ein paar Kriterien für Dein Projekt festlegen.

Wenn das Dein erstes Projekt ist, das Du auslagern willst, solltest Du zuerst ein kleines Projekt vergeben.

Wenn dann was falsch läuft, hast Du wenigstens nur 100 Euro für ein Design in den Wind geschossen und nicht gleich 30.000 Euro für ein Softwareprojekt.

Du solltest ein einmaliges Projekt auswählen und Dich dann für einen Freelancer entscheiden. Du musst alle Fachkenntnisse und Talente, die der gewünschte Freelancer mitbringen sollte, angeben.

Jetzt musst Du noch sagen, wann das Projekt anfängt.

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Als nächstes legst Du den gewünschten Preis und eine Frist fest. Dafür musst Du Dein Budget zur Hand haben.

Du musst angeben, wie viel Du zahlen willst und wie viel Erfahrung der Freelancer mitbringen soll.

Jetzt ist die Frist dran. Du musst festlegen, wann das Projekt anfängt und wann es erledigt sein muss.

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Du kannst bestimmen, wer Deine Ausschreibung finden und wer sich bewerben kann. Du kannst die Standardeinstellungen beibehalten. Es ist jedoch durchaus möglich, dass Du bessere Angebote erhältst, wenn nur zahlende Upwork-Nutzer Deine Ausschreibung sehen können.

Du darfst aber nicht die Option “Only freelancers I have invited can find this job” auswählen, es sei denn Du hast schon ein paar Projekte auf dieser Plattform abgeschlossen.

Du kannst alle weiteren Einstellungen je nach persönlicher Vorliebe vornehmen. Du kannst besondere Kenntnisse angeben oder Qualitifaktionsfragen stellen.

Bei kleineren Aufgaben ist das jedoch nicht nötig.

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Jetzt kannst Du Deine Ausschreibung veröffentlichen.

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Nach wenigen Stunden treffen dann bereits die ersten Angebote ein.

Und jetzt geht der Spaß erst richtig los!

3. Mehr über potenzielle Freelancer erfahren

Jetzt treffen Angebote für Dein Projekt ein. Bevor Du Dich aber für einen bestimmten Freelancer entscheidest, musst Du mehr über ihn und seine Arbeit in Erfahrung bringen.

Hier ist ein Kandidat, der sich auf eins meiner Projekte beworben hatte. Ich habe sein Profil besucht, um mehr zu erfahren.

Die wichtigsten Bereiche sind die Benotung, abgeschlossene Projekte und Sprachkenntnisse.

Die Benotung, der Job Success Score, ist das Feedback, das der Freelancer von seinen Kunden erhält. Goran J. liegt bei 93 %. Das ist nicht schlecht.

Dem Bereich “Work History” kann ich entnehmen, dass er bereits über 500 Stunden gearbeitet und 76 Jobs abgeschlossen hat. Das ist schon mal ein gutes Zeichen.

Er verfügt auch über solide Englischkenntnisse. Das ist gut, denn dann versteht er meine Anweisungen besser und kann Vorschläge schneller umsetzen.

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Wenn Du mehr über einen bestimmten Freelancer erfahren willst, solltest Du immer einen genauen Blick auf seine Work History und sein Feedback werfen.

Ich lese mir die schlechtesten Bewertungen immer zuerst durch, um potenzielle Probleme schneller erkennen zu können.

Da die meisten Freelancer kostenlose Überarbeitungen als Service anbieten, gibt es nicht viele schlechte Bewertungen. Wenn Du welche finden solltest, dann ist der Freelancer wahrscheinlich nicht zuvorkommend genug gewesen.

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Goran J. hat nur gutes Feedback. Ein Kunde hat gar kein Feedback hinterlassen und einer hat nur 3,65 von 5 möglichen Sternen vergeben.

Er ist ein guter Kandidat mit Berufserfahrung.

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Da wir uns jetzt von seinen Kenntnissen überzeugen konnten, müssen wir nur noch sicherstellen, dass die Qualität auch stimmt.

Viele Freelancer laden ihr Portfolio hoch, damit Du Dir ein paar Arbeitsproben anschauen kannst.

Mit einem guten Portfolio kann man eigentlich nichts falsch machen.

Mit Deinem eigenen Portfolio kannst Du potenziellen Kunden Deinen persönlichen Stil näher bringen.

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Wenn Du meinen Anweisungen Folge leistest und Deine Bewerber auf Herz und Nieren prüfst, findest Du bestimmt den perfekten Freelancer für den Job.

Wie man laufende Projekte auf Dauer erfolgreich macht

Wenn Du Dich zuvor noch nicht mit dem Thema Outsourcing beschäftigt hast, dann hast Du bestimmt diese Horrorgeschichten im Kopf. Man hört immer wieder von horrenden Rechnungen, versäumten Fristen und nicht fertig gestellten Projekten.

Bei kleinen Projekten passiert das nicht so schnell.

Was aber, wenn Du ein größeres, dauerhaftes Projekt vergeben willst? Kannst Du einen fairen Preis aushandeln, ohne Qualitätsverluste einzubüßen?

Um dies zu gewährleisten, und den perfekten Freelancer für Langzeitprojekte zu finden, gibt es natürlich auch ein bewährtes Verfahren. Dieses Verfahren werde ich Dir jetzt zeigen.

Mehr Zeit in die Auswahl des richtigen Freelancers investieren

Da Du einen Freelancer für ein Langzeitprojekt suchst, musst Du dafür sorgen, dass dieser Freelancer die richtige Wahl für Dein Projekt ist.

Du musst einen strengeren Bewerbungsprozess aufsetzen und Dir bei der Auswahl des Freelancers mehr Zeit lassen.

Du kannst Dir ein paar Bewerbungsfragen ausdenken und dann schon mal alle Leute aussortieren, die Deinen Anweisungen nicht Folge leisten.

Du kannst beispielsweise Verlangen, dass die Bewerber eine ganz bestimmte Betreffzeile verwenden. Wenn der Bewerber schon dazu nicht in der Lage ist, dann ist er auch nicht für Dein Projekt geeignet.

Du kannst Deine Auswahl auf drei potenzielle Kandidaten eingrenzen und Dich dann für den Freelancer entscheiden, der am besten zu Deinem Unternehmen passt.

Für diesen Zweck kannst Du kleine, bezahlte Testprojekte vergeben. Das erfordert zwar eine gewisse Investition, die zahlt sich am Ende aber wieder aus.

Du musst schließlich vorher wissen, ob der Kandidat einem so großen Projekt überhaupt gewachsen ist.

Dann kannst Du noch einen kurzen Videochat vereinbaren, um mit Deinen Favoriten zu sprechen. Auf diese Weise kannst Du Dir einen persönlichen Einduck verschaffen und Dich von ihrer Pünktlichkeit überzeugen.

Regelmäßig kommunizieren

Die regelmäßige Kommunikation ist besonders wichtig, wenn man ein Team zusammenstellen will, dass dem Unternehmen treu bleibt.

Diese Kommunikation muss immer aufrecht erhalten werden. Auch dafür kann man einen Videochat nutzen.

Dein Team sollte verfügbar sein und bereitwillig an solchen Austäuschen teilnehmen. Ich benutze Skype, um mich mit meinem Team in anderen Ländern und an anderen Standorten auszutauschen.

Das Programm ist übersichtlich und allgemein bekannt.

Skype Free calls to friends and family

Ein weiteres tolles Programm für Teamwork ist Slack. Das ist eine Messaging- und Chat-App für die Arbeit.

Slack Where work happens

Mit dieser App bist Du immer auf dem Laufenden und kannst jeden Freelancer im Auge behalten, damit alles gewissenhaft erledigt wird.

Dokumente teilen und Fortschritte überwachen

Natürlich musst Du auch bestimmte Dokumente mit Deinen Freelancern teilen.

Das ist besonders beim Content Marketing wichtig und unterschiedliche Versionen desselben Dokumentes können schnell für Verwirrung sorgen.

Darum benutze ich Google Docs. Mit diesem kostenlosen Programm kann ich meine Artikel schreiben, schreiben lassen und Fortschritte in Echtzeit überwachen.

Google Docs create and edit documents online for free

Der Google Drive ist darüber hinaus sehr hilfreich, wenn man Daten organisieren und ordnen will. Das ist super, wenn man viele Inhalte planen und im Voraus produzieren muss.

Man kann Ordner anlegen und diese dann mit allen wichtigen Teammitgliedern teilen (z. B. Autoren, Redakteuren, Managern, usw.).

Google Drive Cloud Storage File Backup for Photos Docs More

Und dann ist da noch Dropbox. Mit Dropbox kann man unterschiedliche Dateien, Logos, Designs und Vorlagen mit verschiedenen Leuten teilen.

Man kann das Programm super für die einheitliche Darstellung des Markenimages nutzen, damit nicht aus Versehen einer der Freelancer ein altes Logo verwendet.

Dropbox

Bevor Du mit einem großen Projekt beginnst, musst Du dafür sorgen, dass jedem Teammitglied die richtigen Werkzeuge dafür zur Verfügung stehen. Du musst die entsprechenden Zugänge für jedes Teammitglied anlegen und ihnen dann erklären, wie das Programm genutzt werden soll.

Wenn Du die nötigen Vorkehrungen triffst und alles gewissenhaft vorbereitest, kannst Du mit Sicherheit auch ein dauerhaft erfolgreiches Projekt auf die Beine stellen.

Fazit

Wenn Du ein Unternehmer bist und noch mehr Aufgaben in weniger Zeit erledigen willst, solltest Du Outsourcing in Betracht ziehen.

Es ist zwar nicht für jede Situation geeignet, kann in bestimmten Bereichen allerdings für mehr Produktivität sorgen.

Mit den richtigen Strategien und vorausgesetzt Du hast Deine Hausaufgaben gemacht, kannst Du sicherstellen, dass die ausgelagerten Aufgaben genauso gewissenhaft ausgeführt werden, als ob Du sie selbst gemacht hättest.

Mit welchen Strategien stellst Du die Qualität beim Outsourcen sicher?

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