Entenda o que é e como funciona o ciclo PDCA nas empresas

Última atualização em 06/03/2025 às 9:23

O Ciclo PDCA ou método PDSA é um método de gestão de projetos que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos, produtos e serviços por meio de quatro etapas: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act).

Esse velhinho de quase 70 anos continua entre as melhores ferramentas de gestão.

Para você ter uma ideia, ele é tão atual, que ganhou espaço entre os modernos métodos ágeis.

A sigla PDCA significa Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar), Act (Agir).

Essas quatro etapas permitem que você melhore continuamente os processos da empresa e gerencie projetos com excelência.

Quando você planeja, executa, verifica e age repetidamente, consegue eliminar os erros e aprimorar seu negócio a cada ciclo.

É por isso que o PDCA é tão simples e eficiente, e não vai perder seu posto tão cedo.

Se você estava procurando uma metodologia testada e aprovada, vale a pena apostar nesse clássico da gestão estratégica.

Nesse artigo, vou descomplicar o tema e mostrar como inovar ao aplicá-lo em seu negócio. Vamos lá?

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Pontos-chave do tema:

• O que é o Ciclo PDCA? – Uma metodologia de gestão voltada para a melhoria contínua de processos, composta por quatro etapas: planejar, executar, verificar e agir.

• Como funciona o PDCA na prática? – O método é cíclico e deve ser aplicado continuamente, ajudando empresas a identificar problemas, testar soluções e otimizar processos.

• Benefícios do PDCA – Facilita a resolução de problemas, impulsiona a melhoria contínua, ajuda na tomada de decisões estratégicas e estimula a inovação.

• PDCA aplicado ao marketing – Exemplo prático de um diretor de marketing que usou o PDCA para aumentar a taxa de conversão de leads, otimizando um período de teste gratuito e implementando automação.

• Como implementar o PDCA na sua empresa? – Comece aplicando o ciclo em projetos menores, mensure os resultados e reavalie continuamente para garantir crescimento e eficiência.

O que é PDCA?

O ciclo PDCA é uma ferramenta da área de gestão de qualidade que tem como função trazer melhorias contínuas aos processos de uma empresa ou projeto.

Como o nome mesmo indica, ele é cíclico. Então, deve ser aplicado repetida e sistematicamente para que tenha efeito no médio e longo prazo.

Assim, as suas etapas devem ser realizadas na ordem da sigla:

• Plan – Planejar
• Do – Executar
• Check – Verificar
• Act – Agir.

Ou seja, é necessário fazer um planejamento, colocá-lo em prática, acompanhar seus resultados e agir na correção de eventuais desvios.

Planejar é o primeiro passo para o PDCA.

É nesse momento que os objetivos se tornam claros e as estratégias são colocadas no papel.

Em seguida, é hora de praticar o que foi planejado, seguindo cronogramas e metas de entrega.

Durante o processo, é importante verificar o andamento do plano e como as etapas vêm sendo cumpridas.

Com o fim do prazo, basta conferir os resultados e como o planejamento foi executado.

Mas, não dá pra parar por aí.

O segredo do sucesso do ciclo PDCA é aprender com o processo, fazer aprimoramentos e aplicar as melhorias no novo planejamento.

Então, fica mais claro saber o que funciona e o que não funciona quando as etapas já foram colocadas em prática.

Vamos entender!

Plan (Planejamento)

O pontapé inicial é o planejamento, fase em que problemas, obstáculos e metas são identificadas, seguidas do plano para atingi-las.

A recomendação é que o planejamento seja seguido à risca, mas como veremos, em muitos casos não até o final.

Afinal, o plano pode ser revisado.

Do (Execução)

Na segunda etapa do PDCA, a equipe responsável por executar as medidas apontadas na fase do planejamento coloca a mão na massa.

Um ponto importante aqui é ter um plano de ação, no qual são definidas as atividades, tarefas e rotinas a serem postas em prática.

Check (Verificação)

Toda ação provoca uma reação, como ensinou Isaac Newton.

Sendo assim, conforme o plano vai sendo cumprido, é necessário verificar os resultados obtidos a partir das ações e aprender com eles.

Nesta etapa, é importante contar com ferramentas (de preferência digitais) que ajudem a analisar os dados com métricas relevantes e que forneçam resultados precisos. 

Act (Atuar/Agir)

Após comparar o realizado com o planejado, é bem provável que haja discrepâncias.

É em cima delas que a empresa deve trabalhar na última fase do PDCA, dedicada à correção de desvios.

ETAPAS	AÇÕES
P (PLAN)	Realizar o planejamento das medidas a serem tomadas após a identificação de um problema ou meta
D (DO)	Executar as ações propostas conforme o plano de ação
C (CHECK)	Analisar e mensurar o que foi executado, comparando os resultados com o que foi planejado
A (ACT)	Fazer as correções necessárias de acordo com as diferenças encontradas na fase anterior

Quem criou o PDCA?

O Ciclo PDCA foi criado pelo físico e estatístico Walter A. Shewhart, que dedicou sua carreira ao controle de qualidade na indústria.

Inicialmente, o pesquisador defendia que um processo industrial sob controle deveria seguir três passos específicos: especificação, produção e inspeção.

Sua ideia foi baseada no método científico clássico de Francis Bacon, que inclui as etapas de hipótese, experimentação e avaliação.

Em 1938, o físico W. Edwards Deming, considerado o pai do controle de qualidade moderno, descobriu os estudos de Shewhart e passou a trabalhar em conjunto com ele.

Dessa parceria de longa data, nasceu o PDCA como conhecemos hoje, originalmente chamado de “ciclo de Shewhart”.

Ali foram definidas as etapas Planejar, Executar, Verificar e Agir, que consolidaram uma das ferramentas de gestão mais utilizadas pelas empresas.

Por essa razão, muitos creditam a origem do conceito ao próprio Deming, que popularizou a metodologia nos anos 1950.

O ciclo PDCA foi integrado à sua estratégia de Gestão da Qualidade Total (Total Quality Management), que busca priorizar a qualidade em todos os processos organizacionais.

Como funciona o ciclo PDCA?

O funcionamento do PDCA é cíclico, como o nome sugere. Significa que a sequência de ações reinicia tão logo é concluída. Na prática, é um método que não tem fim e persegue a melhoria contínua.

Tudo começa ao planejar, o que exige muito mais do que apenas criar cronogramas de atividades. Você deve entender o planejamento no PDCA como o ponto de partida para todas as demais atividades.

O processo tem a função de identificar o objetivo central do plano e traçar as estratégias de como alcançá-lo.

É importante descrever metas com prazos. Além disso, é necessário definir que recursos serão utilizados durante a execução.

Basicamente, o planejamento é um roteiro que deve ser seguido — o que nos leva à execução.

Se o plano estiver bem alinhado e descrito, a execução tende a ser mais clara e facilitada. Você vai ver que, na realidade, todas as etapas do ciclo são interligadas.

Então, essa é a hora em que o planejamento sai do papel e é colocado em prática.

Na sequência, temos a verificação — que não significa “apenas” inspecionar.

Ou seja, vai muito além de pegar uma prancheta com o planejamento estratégico e conferir números. A verificação é uma parte do ciclo para compreender o que está sendo executado, de fato.

Os erros acontecem em tempo real e o gestor ainda tem a possibilidade de corrigi-los.

Se o plano for bem detalhado, terá ações alternativas para facilitar a tomada de decisão dos responsáveis em situações de desvios. Ao final, o objetivo foi alcançado ou o prazo terminou.

Então, a equipe vai se reunir para entender os resultados — sejam positivos ou negativos.

Os dados e informações obtidas neste momento vão servir para alimentar o novo planejamento.

E o ciclo PDCA termina para começar novamente.

Na gestão de pessoas

O PDCA pode parecer um método mecânico demais.

Por seu rigor quase matemático, há quem pense que ele não se aplica à gestão de pessoas.

Acredito que essa concepção é equivocada.

Isso porque, nos Recursos Humanos, essa ferramenta ajuda a reconhecer as diferenças entre as competências individuais e serve como referência ao elaborar treinamentos.

Também é uma maneira de tornar as pessoas mais produtivas, por meio da filtragem dos processos de trabalho inerentes às suas quatro etapas.

Na gestão de projetos

Uma das grandes dificuldades enfrentadas por empresas, principalmente as que já estão há mais tempo no mercado, é conciliar gestão com inovação.

Normalmente, elas buscam fazer isso por meio de projetos que, por sua vez, nem sempre geram os resultados esperados justamente por falhas na sua execução.

O PDCA melhora a gestão de projetos nesse aspecto, já que proporciona uma visão mais ampla dos seus desdobramentos e eventuais pontos fracos.

Quais são os benefícios da metodologia PDCA?

Essa ferramenta tem como objetivo fundamental impulsionar a melhoria contínua de uma empresa e promover uma mentalidade ágil em suas operações.

Mas por que é um método tão valorizado? Vou explicar:

Facilita a resolução de problemas

Um dos principais objetivos do PDCA é fornecer uma abordagem estruturada para a solução de problemas.

As empresas estão repletas de desafios e ter uma metodologia iterativa padrão ajuda a identificar, analisar e resolver sistematicamente esses problemas.

Uma pesquisa recente que li sobre o tema, aplicado ao setor da saúde, teve um resultado interessante: o grupo PDCA teve uma taxa de sucesso de 94% na primeira tentativa da atividade, em comparação com 43% no grupo de controle. 

Impulsiona a melhoria contínua

A melhoria contínua está no centro do ciclo.

Esse método incentiva as equipes a avaliar continuamente seu desempenho e seus processos.

Na prática, é uma análise contínua que promove melhorias graduais e constantes, levando a uma produção de maior qualidade, maior eficiência e melhor satisfação do cliente ao longo do tempo.

Suporta a tomada de decisões

O Ciclo PDCA não é apenas uma ferramenta para melhoria, é uma bússola para a tomada de decisões.

Ao incentivar decisões baseadas em dados, o método mitiga o risco de julgamentos precipitados com base em pressentimentos ou suposições. As decisões são fundamentadas em insights tangíveis, o que leva a resultados mais confiáveis e eficazes.

Incentiva a inovação

Quando as equipes avaliam continuamente seu desempenho e buscam melhorias, elas naturalmente ultrapassam os limites de seus processos atuais.

Muitas vezes, esse ciclo pode estimular a inovação, o que resulta em novas soluções, processos e, por fim, em uma vantagem competitiva no mercado.

Melhora a flexibilidade e agilidade

Você concorda comigo que o cenário de negócios rápido e em constante mudança exige agilidade?

É o que essa ferramenta possibilita. Com ela, as empresas respondem rapidamente a essas mudanças, o que facilita a rápida identificação e implementação dos ajustes necessários.

Ter capacidade de adaptação é crucial para se manter relevante e competitivo nos mercados de ritmo acelerado de hoje.

Como fazer o ciclo PDCA na sua empresa?

Imagine que você é o diretor de marketing de uma empresa de software SaaS (Software as a Service). 

Seu desafio?

Aumentar a taxa de conversão de leads em clientes pagantes.

Seu time está gerando muitos leads, mas poucos estão realmente assinando o serviço. 

Algo precisa mudar, e rápido!

É aqui que entra o ciclo PDCA. Vamos aplicá-lo passo a passo:

1. Planejar (Plan) –Identificando o problema e traçando uma estratégia

Após analisar os dados, você percebe que apenas 10% dos leads qualificados assinam o plano pago. Mas por quê?

Você e sua equipe analisam os relatórios e identificam dois possíveis problemas:

O período de teste gratuito de 14 dias pode ser curto demais para os usuários perceberem valor no software.

Os leads não estão recebendo conteúdo suficiente para entender como usar a ferramenta e tirar proveito dela.

Plano de ação:

• Ampliar o período de teste gratuito de 14 para 30 dias.
• Criar uma sequência de e-mails automatizados com tutoriais, cases de sucesso e benefícios do software.
• Implementar um chatbot para engajar leads e tirar dúvidas durante o período de teste.

2. Executar (Do) – Colocando o plano em prática

Agora, o time de marketing e desenvolvimento começa a trabalhar:

• Ajustam o sistema para permitir testes gratuitos de 30 dias.
• Criam uma sequência de e-mails, enviando conteúdos estratégicos a cada três dias.
• Configuram um chatbot para interagir automaticamente com os leads no site.

Tudo é testado antes do lançamento para garantir que os processos funcionem sem falhas.

3. Verificar (Check) – Medindo os resultados

Depois de 30 dias de implementação, é hora de analisar os números:

• A taxa de conversão de leads aumentou para 18% – um crescimento significativo!
• Usuários que abriram pelo menos 3 e-mails da sequência tiveram 25% mais chance de assinar.
• O chatbot teve um impacto positivo, mas os usuários estavam fazendo perguntas repetitivas – indicando que o FAQ do site poderia ser melhorado.

4. Agir (Act) – Ajustando e otimizando a estratégia

Com os resultados em mãos, o time decide:

• Manter o período de teste de 30 dias, já que ele aumentou a conversão.
• Melhorar os conteúdos da sequência de e-mails, adicionando vídeos tutoriais curtos.
• Atualizar o FAQ e treinar o chatbot para responder perguntas frequentes com mais precisão.

O diretor de marketing percebe que o PDCA trouxe melhorias reais e agora tem um processo mais estruturado para otimizar outras áreas da conversão.

Mas o ciclo não para por aqui! 

O time já está de olho no próximo teste: implementar chamadas de vídeo com o time de vendas para leads VIPs durante o período de teste..

Conclusão

Agora ficou claro por que o PDCA é um método consagrado na história da gestão.

Sua eficácia segue atual, com apenas quatro passos que resumem a busca contínua por melhorias nas empresas.

Essa simplicidade torna a implementação mais fácil e ainda contribui com o engajamento da equipe, já que todos compreendem sua importância e seu mecanismo.

Recomendo que você experimente o ciclo PDCA na sua empresa, começando pelos projetos mais simples.

O que acha de testar o método para evoluir cada vez mais?

Prometo que os resultados vão compensar todo o seu esforço.

Preparado?

Comente aqui se você topa o desafio.