Neil Patel

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Ciclo PDCA: o que é, vantagens e como fazer

ciclo pdca

O Ciclo PDCA ou método PDSA é um método de gestão de projetos que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos, produtos e serviços por meio de quatro etapas: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act).

Esse velhinho de quase 70 anos continua entre as melhores ferramentas de gestão.

Para você ter uma ideia, ele é tão atual, que ganhou espaço entre os modernos métodos ágeis.

A sigla PDCA significa Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar), Act (Agir).

Essas quatro etapas permitem que você melhore continuamente os processos da empresa e gerencie projetos com excelência.

Quando você planeja, executa, verifica e age repetidamente, consegue eliminar os erros e aprimorar seu negócio a cada ciclo.

É por isso que o PDCA é tão simples e eficiente, e não vai perder seu posto tão cedo.

Se você estava procurando uma metodologia testada e aprovada, vale a pena apostar nesse clássico da gestão estratégica.

Nesse artigo, vou descomplicar o tema e mostrar como inovar ao aplicá-lo em seu negócio. Vamos lá?

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O que é o Ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma ferramenta da área de gestão de qualidade que tem como função trazer melhorias contínuas aos processos de uma empresa ou projeto.

Como o nome mesmo indica, ele é cíclico. Então, deve ser aplicado repetida e sistematicamente para que tenha efeito no médio e longo prazo.

Assim, as suas etapas devem ser realizadas na ordem da sigla:

  • Plan – Planejar
  • Do – Executar
  • Check – Verificar
  • Act – Agir.

Ou seja, é necessário fazer um planejamento, colocá-lo em prática, acompanhar seus resultados e agir na correção de eventuais desvios.

Planejar é o primeiro passo para o PDCA.

É nesse momento que os objetivos se tornam claros e as estratégias são colocadas no papel.

Em seguida, é hora de praticar o que foi planejado, seguindo cronogramas e metas de entrega.

Durante o processo, é importante verificar o andamento do plano e como as etapas vêm sendo cumpridas.

Com o fim do prazo, basta conferir os resultados e como o planejamento foi executado.

Mas, não dá pra parar por aí.

O segredo do sucesso do ciclo PDCA é aprender com o processo, fazer aprimoramentos e aplicar as melhorias no novo planejamento.

Então, fica mais claro saber o que funciona e o que não funciona quando as etapas já foram colocadas em prática.

Percebe como o segundo plano vai ser melhor do que o primeiro?

Assim acontece com o terceiro, quarto e quinto planejamentos em diante.

Portanto, o PDCA permite que processos sejam aperfeiçoados ao longo do tempo com planejamento, execução, verificação e correção.

Plan (Planejamento)

O pontapé inicial é o planejamento, fase em que problemas, obstáculos e metas são identificadas, seguidas do plano para atingi-las.

A recomendação é que o planejamento seja seguido à risca, mas como veremos, em muitos casos não até o final.

Afinal, o plano pode ser revisado.

Do (Execução)

Na segunda etapa do PDCA, a equipe responsável por executar as medidas apontadas na fase do planejamento coloca a mão na massa.

Um ponto importante aqui é ter um plano de ação, no qual são definidas as atividades, tarefas e rotinas a serem postas em prática.

Check (Verificação)

Toda ação provoca uma reação, como ensinou Isaac Newton.

Sendo assim, conforme o plano vai sendo cumprido, é necessário verificar os resultados obtidos a partir das ações e aprender com eles.

Nesta etapa, é importante contar com ferramentas (de preferência digitais) que ajudem a analisar os dados com métricas relevantes e que forneçam resultados precisos. 

Act (Atuar/Agir)

Depois de comparar o realizado com o planejado, é bem provável que haja discrepâncias.

É em cima delas que a empresa deve trabalhar na última fase do PDCA, dedicada à correção de desvios.

ETAPASAÇÕES
P (PLAN)Realizar o planejamento das medidas a serem tomadas após a identificação de um problema ou meta
D (DO)Executar as ações propostas conforme o plano de ação
C (CHECK)Analisar e mensurar o que foi executado, comparando os resultados com o que foi planejado
A (ACT)Fazer as correções necessárias de acordo com as diferenças encontradas na fase anterior

Qual é a diferença entre Ciclo PDCA e Ciclo PDSA?

O ciclo PDSA foi uma adaptação de Deming, o criador do método original, para aprofundar a etapa de verificação e reforçar sua característica analítica. Em vez de C de Check, temos o S de Study (estudar).

Na prática, Estudar em vez de Verificar significa conduzir análises mais profundas, e não apenas conferir o que foi feito.

É a evolução natural da metodologia, que deve ser agregada para tornar o processo mais eficiente.

No fim das contas, se você compreender bem a lógica por trás do sistema, tanto faz a sigla que irá adotar, não é mesmo?

A origem do Ciclo PDCA

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O Ciclo PDCA foi criado pelo físico e estatístico Walter A. Shewhart, que dedicou sua carreira ao controle de qualidade na indústria.

Inicialmente, o pesquisador defendia que um processo industrial sob controle deveria seguir três passos específicos: especificação, produção e inspeção.

Sua ideia foi baseada no método científico clássico de Francis Bacon, que inclui as etapas de hipótese, experimentação e avaliação.

Em 1938, o físico W. Edwards Deming, considerado o pai do controle de qualidade moderno, descobriu os estudos de Shewhart e passou a trabalhar em conjunto com ele.

Dessa parceria de longa data, nasceu o PDCA como conhecemos hoje, originalmente chamado de “ciclo de Shewhart”.

Ali foram definidas as etapas Planejar, Executar, Verificar e Agir, que consolidaram uma das ferramentas de gestão mais utilizadas pelas empresas.

Por essa razão, muitos creditam a origem do conceito ao próprio Deming, que popularizou a metodologia nos anos 1950.

O ciclo PDCA foi integrado à sua estratégia de Gestão da Qualidade Total (Total Quality Management), que busca priorizar a qualidade em todos os processos organizacionais.

Qual é o objetivo do Ciclo PDCA?

Essa ferramenta tem como objetivo fundamental impulsionar a melhoria contínua de uma empresa e promover uma mentalidade ágil em suas operações.

Mas por que é um método tão valorizado? Vou explicar:

Facilita a resolução de problemas

Um dos principais objetivos do PDCA é fornecer uma abordagem estruturada para a solução de problemas.

As empresas estão repletas de desafios e ter uma metodologia iterativa padrão ajuda a identificar, analisar e resolver sistematicamente esses problemas.

Impulsiona a melhoria contínua

A melhoria contínua está no centro do ciclo.

Esse método incentiva as equipes a avaliar continuamente seu desempenho e seus processos.

Na prática, é uma análise contínua que promove melhorias graduais e constantes, levando a uma produção de maior qualidade, maior eficiência e melhor satisfação do cliente ao longo do tempo.

Suporta a tomada de decisões

O Ciclo PDCA não é apenas uma ferramenta para melhoria, é uma bússola para a tomada de decisões.

Ao incentivar decisões baseadas em dados, o método mitiga o risco de julgamentos precipitados com base em pressentimentos ou suposições. As decisões são fundamentadas em insights tangíveis, o que leva a resultados mais confiáveis e eficazes.

Incentiva a inovação

Quando as equipes avaliam continuamente seu desempenho e buscam melhorias, elas naturalmente ultrapassam os limites de seus processos atuais.

Muitas vezes, esse ciclo pode estimular a inovação, o que resulta em novas soluções, processos e, por fim, em uma vantagem competitiva no mercado.

Melhora a flexibilidade e agilidade

Você concorda comigo que o cenário de negócios rápido e em constante mudança exige agilidade?

É o que essa ferramenta possibilita. Com ela, as empresas respondem rapidamente a essas mudanças, o que facilita a rápida identificação e implementação dos ajustes necessários.

Ter capacidade de adaptação é crucial para se manter relevante e competitivo nos mercados de ritmo acelerado de hoje.

Como funciona o Ciclo PDCA?

O funcionamento do PDCA é cíclico, como o nome sugere. Significa que a sequência de ações reinicia tão logo é concluída. Na prática, é um método que não tem fim e persegue a melhoria contínua.

Tudo começa ao planejar, o que exige muito mais do que apenas criar cronogramas de atividades. Você deve entender o planejamento no PDCA como o ponto de partida para todas as demais atividades.

O processo tem a função de identificar o objetivo central do plano e traçar as estratégias de como alcançá-lo.

É importante descrever metas com prazos. Além disso, é necessário definir que recursos serão utilizados durante a execução.

Basicamente, o planejamento é um roteiro que deve ser seguido — o que nos leva à execução.

Se o plano estiver bem alinhado e descrito, a execução tende a ser mais clara e facilitada. Você vai ver que, na realidade, todas as etapas do ciclo são interligadas.

Então, essa é a hora em que o planejamento sai do papel e é colocado em prática.

Na sequência, temos a verificação — que não significa “apenas” inspecionar.

Ou seja, vai muito além de pegar uma prancheta com o planejamento estratégico e conferir números. A verificação é uma parte do ciclo para compreender o que está sendo executado, de fato.

Os erros acontecem em tempo real e o gestor ainda tem a possibilidade de corrigi-los.

Se o plano for bem detalhado, terá ações alternativas para facilitar a tomada de decisão dos responsáveis em situações de desvios. Ao final, o objetivo foi alcançado ou o prazo terminou.

Então, a equipe vai se reunir para entender os resultados — sejam positivos ou negativos.

Os dados e informações obtidas neste momento vão servir para alimentar o novo planejamento.

E o ciclo PDCA termina para começar novamente.

Na gestão de pessoas

O PDCA pode parecer um método mecânico demais.

Por seu rigor quase matemático, há quem pense que ele não se aplica à gestão de pessoas.

Acredito que essa concepção é equivocada.

Isso porque, nos Recursos Humanos, essa ferramenta ajuda a reconhecer as diferenças entre as competências individuais e serve como referência ao elaborar treinamentos.

Também é uma maneira de tornar as pessoas mais produtivas, por meio da filtragem dos processos de trabalho inerentes às suas quatro etapas.

Na gestão de projetos

Uma das grandes dificuldades enfrentadas por empresas, principalmente as que já estão há mais tempo no mercado, é conciliar gestão com inovação.

Normalmente, elas buscam fazer isso por meio de projetos que, por sua vez, nem sempre geram os resultados esperados justamente por falhas na sua execução.

O PDCA melhora a gestão de projetos nesse aspecto, já que proporciona uma visão mais ampla dos seus desdobramentos e eventuais pontos fracos.

Fatores fundamentais do métodos PDCA

fatores fundamentais do ciclo pdca

Para que o ciclo PDCA seja adotado com sucesso, você precisa de um cenário favorável à implementação do método.

Veja se sua empresa atende a esses 3 requisitos fundamentais.

Liderança atuante

Segundo o relatório Global Leadership Forecast 2018, da DDI, apenas 30% dos executivos de RH acreditam que sua empresa possui uma liderança de qualidade.

A formação de líderes inspiradores é um desafio para as organizações, pois é um fator decisivo para o aumento da produtividade e retenção de talentos.

No caso do ciclo PDCA, a liderança tem um papel central no engajamento das equipes, orientação e controle de todo o processo.

Além disso, os líderes precisam ser verdadeiros embaixadores do método, defendendo seus benefícios e motivando colaboradores a abraçarem a ideia.

Conhecimento técnico

Naturalmente, o conhecimento técnico da equipe é fundamental para o desdobramento do PDCA.

Cada etapa do método exige profundo conhecimento sobre a atuação da empresa, suas soluções e processos.

Além disso, é interessante que os profissionais compreendam as metodologias iterativas, que estão conectadas aos métodos ágeis.

O próprio ciclo é enquadrado dentro dos métodos ágeis, junto ao Scrum e Kanban, como uma solução flexível, colaborativa e aberta a mudanças.

Conhecimento aplicado

E claro, o conhecimento de gestão aplicado será o pilar fundamental para a implementação desta metodologia.

Você pode estudá-la a fundo, mas somente a experiência e prática levarão a uma cultura de otimização contínua na empresa.

Por que usar o Ciclo PDCA?

Pela história, é fácil deduzir que essa ferramenta foi criada para aprimorar continuamente produtos e processos em empresas.

Esse método de controle de qualidade surgiu no contexto da indústria, mas pode ser usado em qualquer segmento para melhorar a gestão de projetos.

O segredo da sua eficiência está nos quatro passos simples, que podem ser aplicados como uma fórmula constante.

O termo “ciclo” indica o uso repetitivo da ferramenta, que ajuda empresas a atingirem seus objetivos de forma mais ágil e precisa.

Assim, o PDCA serve para planejar processos, antecipar falhas, executar planos de ação e solucionar qualquer problema no caminho, além de fazer os ajustes necessários a cada ciclo.

A sequência serve para qualquer projeto ou processo, desde a fabricação de um produto até a implementação de um novo método de trabalho.

Seu movimento garante que o gestor esteja sempre reavaliando o cenário e adaptando suas estratégias de qualidade às mudanças.

Afinal, as empresas operam em um continuum, e seus métodos de gestão não podem ser estáticos.

Quando usar o Ciclo PDCA?

quando usar o ciclo pdca

Agora, quando exatamente colocar essa poderosa ferramenta em ação?

Vou te mostrar algumas situações-chave em que o método pode brilhar. Confira:

Lançamentos

Prestes a lançar um novo projeto, produto ou serviço?

Nesse cenário, o PDCA pode fornecer uma abordagem estruturada para gerenciar esses novos empreendimentos.

Assim, é possível testar suposições, medir resultados e ajustar estratégias em resposta ao feedback do mundo real.

Melhorar os processos existentes

Sempre que você vê espaço para melhorias nos processos existentes, o PDCA pode entrar em ação.

O ciclo incentiva uma abordagem sistemática e data-driven para identificar possíveis aprimoramentos e integrá-los às suas operações.

Lidar com problemas de desempenho

Quando as métricas de desempenho não atingem o alvo, é hora do PDCA entrar em ação.

O ciclo ajuda a identificar as causas principais do baixo desempenho, de modo a sugerir soluções para corrigir problemas, implementar mudanças e acompanhar os resultados para garantir que o problema seja resolvido.

Gerenciar mudanças

Em tempos de mudanças organizacionais significativas, seja uma mudança na direção estratégica ou uma resposta às forças externas do mercado, o Ciclo PDCA pode fornecer uma abordagem estruturada para gerenciar essa mudança, minimizando interrupções e maximizando a eficácia.

Implementação do controle de qualidade

Essa é uma ferramenta essencial para a gestão da qualidade, de modo a garantir a manutenção de altos padrões.

Ao monitorar continuamente os resultados e fazer os ajustes necessários, o PDCA ajuda a manter a qualidade em todos os níveis da organização e promove a excelência em produtos e serviços.

Adaptação às mudanças do mercado

O cenário de negócios está em constante evolução, com novos concorrentes, tecnologias e preferências do consumidor surgindo em velocidades assustadoras.

O PDCA pode ajudar sua organização a se manter ágil, adaptando rapidamente suas estratégias e operações para se manter à frente.

Vantagens do Ciclo PDCA 

Uma das grandes vantagens do ciclo PDCA é seu formato flexível, que permite que cada iteração seja uma experiência de aprendizado constante.

Os colaboradores conseguem visualizar os resultados de suas ações, reconhecer erros e aprimorar acertos durante todo o projeto.

A metodologia trabalha algumas competências essenciais nos colaboradores, como o pensamento estratégico, capacidade analítica e comunicação efetiva.

Desse modo, contribui para o desenvolvimento pessoal e profissional, além de elevar os níveis de produtividade e engajamento.

Os erros também são drasticamente reduzidos, graças à identificação precisa das causas.

Um dos problemas mais comuns que atrapalha a evolução das empresas é a atribuição equivocada de causas, que desvia a atenção do verdadeiro gatilho e gera perda de tempo e esforços.

Obviamente, quanto mais eficientes forem os processos da empresa, menores serão os custos operacionais.

Logo, o PDCA também elimina desperdícios de recursos humanos, materiais e tecnológicos, permitindo que a empresa faça mais com menos a partir de decisões inteligentes.

Quais cuidados ter ao aplicar o Ciclo PDCA?

Em relação aos cuidados, é importante seguir todas as etapas do PDCA e definir prazos específicos para cada uma delas, para evitar a demora excessiva em algum dos estágios.

Ainda que exista flexibilidade para o ajuste dos planos, o ideal é cumprir ao máximo o que foi planejado no início, para que o próximo projeto seja ainda mais preciso desde a primeira etapa.

Outra medida essencial é contar com ferramentas e soluções tecnológicas para organizar e documentar todo o processo.

Para isso, uma plataforma de gestão de tarefas colaborativa é a solução ideal, para que todos acompanhem o andamento do ciclo e consigam trabalhar em equipe.

As 4 etapas do Ciclo PDCA

etapas do ciclo pdca

O ciclo PDCA é realmente simples em sua estrutura, mas não se engane: em cada uma de suas etapas, há uma série de medidas e procedimentos indispensáveis.

Acredito que o sucesso de sua aplicação depende da maneira como as fases do ciclo são estruturadas, afinal, elas têm finalidades diferentes.

Quanto mais minucioso você for, melhores serão os resultados.

Vamos ver a seguir algumas dicas para cada uma delas:

1. Planejar no Ciclo PDCA

A primeira fase é dedicada ao planejamento, que é o ponto de partida do método (Plan).

Nesse momento, você terá que construir um roteiro completo com objetivos, metas e processos necessários para entregar os resultados.

Para facilitar o trabalho, você pode utilizar uma outra ferramenta: o Método de Análise de Solução de Problemas, o MASP.

Basta seguir as etapas a seguir.

Identificação do problema

Qual é, exatamente, o problema que você pretende resolver?

Delimitar o problema é o primeiro passo para compreender seu contexto, variáveis e possíveis soluções.

Para isso, você pode identificar o quão comum e frequente é o problema, qual seu histórico e quais foram suas consequências (especialmente as perdas).

Desse modo, você estará mirando no alvo certo, com margem de erro mínima.

Observação do problema

Observar o problema significa averiguar em quais condições ele ocorre de vários pontos de vista diferentes.

Nessa etapa, você e a equipe precisam investigar a situação e procurar evidências que expliquem sua ocorrência.

Por exemplo, se o problema é a alta taxa de rejeição de um site, você precisa se colocar no lugar do usuário para encontrar as pistas desse comportamento.

Análise do problema

Já na análise do problema, você vai procurar e determinar as causas que levaram a esse quadro.

Para isso, é importante levantar todas as variáveis que influenciam o problema e escolher as causas mais prováveis.

Por exemplo, você pode estar procurando pela causa de um defeito recorrente nos produtos, e estar em dúvida entre erro humano ou falha do equipamento.

Depois, você deve validar essas hipóteses e encontrar a raiz do problema, que vai direcionar todo o planejamento.

Plano de ação

Agora que você sabe exatamente qual é o problema, quais são suas causas e como ele ocorre, já pode começar a traçar seu plano de ação.

Para isso, você deve incluir os seguintes elementos:

  • Descrição e causa fundamental do problema
  • Metodologia escolhida para encontrar a solução
  • Objetivos e metas a serem alcançados
  • Estratégias e táticas para solucionar o problema
  • Atribuição de prazos e responsáveis para cada ação planejada
  • Definição de métricas para mensurar o desempenho da ação.

Desse modo, todas as ações estarão roteirizadas, e você terá parâmetros para analisar o andamento do PDCA.

É um procedimento muito semelhante à definição de escopo de um projeto.

Por exemplo, seu objetivo pode ser melhorar o índice de NPS da empresa, criando estratégias para aumentar o número de promotores da marca.

Nesse caso, a equipe de marketing e vendas estará na linha de frente, e as métricas serão as próprias pesquisas de satisfação no prazo determinado.

2. Executar no Ciclo PDCA

A fase seguinte é a de execução, correspondente ao verbo “Do” do PDCA.

Há algumas traduções alternativas para essa etapa, como desenvolver e dirigir, mas a ideia é a mesma: colocar o planejamento em prática.

Aqui, todas as ações do plano de ação serão executadas pelos responsáveis, conforme as diretrizes e dentro dos prazos estabelecidos.

Por isso, é importante que as pessoas envolvidas sejam previamente treinadas e instruídas para seguir à risca as determinações.

Além disso, a liderança precisa cumprir seu papel e direcionar os colaboradores para completar suas tarefas da melhor forma possível.

Vale lembrar que, durante toda a execução, é preciso coletar os dados para que seja possível aferir os resultados.

3. Verificar no Ciclo PDCA

Na etapa de verificação, correspondente ao Check do PDCA, os resultados da execução são medidos e comparados com o plano de ação original.

Como vimos no início do texto, o próprio Deming sugeriu que o Verificar fosse substituído por Estudar/Avaliar.

De qualquer modo, o importante é fazer uma avaliação completa das ações desenvolvidas e procurar por eventuais desvios do planejamento.

Para isso, você deve transformar os dados em informações, ou seja, interpretar números, consequências e reações para produzir conhecimento.

Por exemplo, se um plano de ação para melhorar a experiência do cliente resultou em um aumento percentual nas vendas, você pode investigar essa correlação e decidir se a meta foi cumprida.

4. Agir no Ciclo PDCA

Por fim, a última etapa é Agir, que também costuma ser traduzida para Alavancar, Ajustar ou Atuar.

Nessa etapa, você deve tomar as ações corretivas necessárias para alinhar os resultados finais àqueles planejados inicialmente.

Ou seja: é hora de determinar como aplicar mudanças para melhorar o processo ou produto.

Como o PDCA é contínuo, essa fase é fundamental para definir as melhorias para o próximo projeto.

Na iteração seguinte, os erros identificados não devem se repetir.

Além disso, essa etapa final também inspira um novo planejamento para melhorar outros aspectos do processo que foram descobertos durante a jornada.

Para fechar o ciclo corretamente, é importante seguir as diretrizes abaixo:

Padronização

Com as medidas corretivas aprovadas, você precisa garantir que as melhorias do processo ou produto sejam incorporadas ao método de trabalho da empresa.

Para isso, basta padronizar os novos processos, evitando a reincidência dos erros e retorno do problema.

Quando a empresa não consegue incluir os padrões em sua cultura, a tendência é que as pessoas voltem a agir, pouco a pouco, conforme os hábitos antigos.

Por isso, você precisa tornar essa mudança oficial, registrando em documentos e comunicando a todos quais os novos procedimentos.

Conclusão do projeto

Para fechar o ciclo PDCA com chave de ouro, é importante fazer um balanço final do aprendizado e planejar a próxima iteração em equipe.

Esse também é o momento certo para identificar quais são os problemas remanescentes e reforçar o comprometimento de todos com a mudança de comportamento.

Afinal, de nada adianta aplicar o ciclo PDCA se os colaboradores não estiverem dispostos a melhorar continuamente e aprimorar suas atividades.

Como fazer o Ciclo PDCA na sua empresa?

como fazer ciclo pdca

O ciclo PDCA é uma ferramenta simples e de fácil aplicação, que servirá para qualquer tipo de projeto na sua empresa.

Com ele, você terá um passo a passo iterativo para guiar as pessoas na solução de problemas, identificação de falhas e reconhecimento de oportunidades.

A aplicação, como vimos, obedece às quatro fases:

  1. Planejar: aqui você estabelece metas e processos para alcançar os objetivos
  2. Executar: esse é o momento de colocar o plano em prática
  3. Verificar: aqui você deve recorrer aos números para identificar os resultados
  4. Agir: a etapa final envolve a correção ou refinamento dos rumos.

Parece simples, mas não basta adotar esse sistema apenas uma vez, de forma superficial.

Para que o PDCA funcione, você precisa implementar o método na própria cultura organizacional, como um princípio de qualidade e aprimoramento.

PDCA – Exemplos práticos

Depois de tudo que vimos ao longo do texto, só resta reforçar o aprendizado com exemplos.

Nesse sentido, trago duas propostas de empresas diferentes em um PDCA fictício.

Acompanhe:

Ciclo PDCA de uma loja de calçados

O gestor de uma varejista de calçados identificou que a demora de atendimento estava causando a desistência de compra pelos clientes.

Então, ele aplicou o PDCA desta forma:

  • Planejamento: o objetivo é reduzir de 30 para 15 minutos a finalização da venda. A meta é uma diminuição de 5 minutos a cada 15 dias
  • Execução: os vendedores e atendentes do caixa recebem as orientações e colocam em prática as novas técnicas de atendimento
  • Verificação: o sistema do caixa apresenta demora nas operações, mas a equipe consegue acelerar seus processos
  • Ação: em 45 dias, o atendimento passou de 30 para 20 minutos. O gestor identificou que existe a necessidade de aperfeiçoar o software de venda para alcançar o resultado desejado.

Ciclo PDCA de um escritório de contabilidade

Um contador deseja criar um setor comercial no escritório e estruturar seu processo de prospecção de clientes.

Veja como ele pode usar o ciclo PDCA:

  • Planejamento: formalizar um setor comercial no escritório em até dois meses, com a contratação de um profissional para o cargo
  • Execução: consultoria com especialistas na área para entender as demandas e como criar procedimentos para prospectar outras contas
  • Verificação: durante o processo, foi criado um fluxograma para o setor comercial, contratação de assistente e treinamento.
  • Ação: percebeu-se que apenas um funcionário não seria suficiente e, portanto, seria necessário contratar um novo gestor para as contas.

4 erros comuns ao aplicar o PDCA

Trabalhar orientado pela melhoria contínua requer algum esforço, resiliência e capacidade de gestão.

Sei que esses atributos não estão sendo desenvolvidos em todas as empresas.

Por isso, é esperado que algumas venham a tropeçar enquanto aplicam o PDCA em seus processos.

Embora cada caso seja um caso, certos erros acontecem com mais frequência. 

Quero falar um pouco sobre quatro deles a partir de agora.

1. Descuidar do planejamento

O método precisa ser elaborado com o nível de detalhe exigido para cada uma das suas etapas.

Portanto, deixar de fazer um planejamento cuidadoso é um erro grave e que coloca em risco todo o esforço subsequente.

A dica aqui é não se precipitar, já que é fundamental que o planejamento seja minucioso e com metas claras, de preferência que sejam SMART.

2. Não qualificar ou não ter pessoas qualificadas

Ainda que o processo de implementação seja, em geral, top-down, ou seja, de cima para baixo, é esperado que as pessoas na linha de frente abracem a ideia proposta.

Para isso, é recomendável avaliar as competências dos profissionais que estarão envolvidos para, em seguida, realizar treinamentos visando a nivelá-los, inclusive na parte da motivação.

3. Deixar de acompanhar o projeto

Em certos casos, o ciclo PDCA é usado para solucionar mais de um problema ao mesmo tempo.

Isso pode gerar dificuldade na hora de acompanhar os resultados.

Por isso, é indicado que a empresa conte com algum nível de automação na gestão de seus projetos.

4. Falhar na escolha das métricas 

Lembre-se de algo que eu sempre falo: todo indicador-chave de performance (KPI) é uma métrica, mas nem toda métrica é um KPI.

Escolher bem seus indicadores é fundamental para o sucesso do PDCA, e se você não sabe por onde começar, que tal avaliar quais são as métricas que podem ajudar?

Dicas para acertar no PDCA

OK Neil, mas você pode dar mais algumas dicas práticas para acertar na mosca ao aplicar o PDCA no dia a dia?

Claro que sim! Veja a seguir:

Estabeleça prioridades

Em certas empresas, os problemas são tantos que é até difícil saber por onde começar.

Nesse caso, não há outra solução que não seja estabelecer o que deve ser resolvido primeiro.

Vale aqui uma análise criteriosa para definir o que deve ser colocado à frente e o que pode ser deixado para depois.

Mantenha-se em movimento

Fica claro que o PDCA tem como proposta não só resolver problemas pontuais, mas oferecer um meio de se chegar à excelência conforme os princípios de melhoria contínua.

Por isso, ao fechar um ciclo, procure em seguida dar início a um novo, de forma que os resultados sejam progressivamente melhores.

Verifique o planejado constantemente

O PDCA pode não surtir os efeitos esperados porque, em certos casos, o planejamento não é consistente o bastante.

Dessa forma, vale fazer reavaliações periódicas do que foi planejado, até mesmo enquanto estiver na fase de execução.

Exerça a liderança 

As quatro etapas do PDCA demandam a participação ativa dos líderes da empresa, inclusive os da alta gestão.

Essa participação é uma forma não só de exercer controle, mas para manter as pessoas na linha de frente engajadas e comprometidas.

Continue praticando

O que mais me fascina nesse método é ser um caminho para se chegar a um novo mindset e até para mudar totalmente a cultura de uma empresa.

Mas, para isso, é fundamental praticá-lo constantemente, afinal, a prática nos aproxima da perfeição.

Ei, você se lembra do material que eu recomendei lá no início? Meu guia com as 10 principais técnicas para arrasar no marketing de conteúdo continua disponível. Baixe agora, é gratuito!

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Conclusão

Agora ficou claro por que o PDCA é um método consagrado na história da gestão.

Sua eficácia segue atual, com apenas quatro passos que resumem a busca contínua por melhorias nas empresas.

Essa simplicidade torna a implementação mais fácil e ainda contribui com o engajamento da equipe, já que todos compreendem sua importância e seu mecanismo.

Recomendo que você experimente o ciclo PDCA na sua empresa, começando pelos projetos mais simples.

O que acha de testar o método para evoluir cada vez mais?

Prometo que os resultados vão compensar todo o seu esforço.

Preparado?

Comente aqui se você topa o desafio.

Perguntas frequentes sobre ciclo PDCA

O que é o Ciclo PDCA?

A sigla para Plan-Do-Check-Act é uma metodologia sistemática para melhoria contínua. Ele orienta as empresas na solução de problemas e na otimização de processos.

Quais são as vantagens do ciclo PDCA?

Promove a melhoria contínua, aumentando a eficiência e a produtividade. Ele fornece uma abordagem estruturada para a solução de problemas, facilita a tomada de decisões e incentiva uma cultura de aprendizado iterativo.

Quais são as etapas do Ciclo PDCA?

São quatro etapas: Planejar (identificar o problema e propor uma solução), Fazer (implementar a solução), Verificar (avaliar a eficácia da solução) e Agir (fazer os ajustes necessários).

Como aplicar o Ciclo PDCA?

Para aplicar esse método, comece planejando uma solução para um problema identificado. Execute o plano, depois avalie sua eficácia. Com base nas descobertas, ajuste o plano, implementando essas mudanças no próximo ciclo.

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